Krótka scenka z życia przetargów: jak drobny brak papierka wywraca całą ofertę
Historia początkującego wykonawcy
Mała firma budowlana pierwszy raz startuje w większym przetargu gminnym. Ofertę szykują do późnej nocy, kalkulacja dopięta, cena najniższa, terminy realne. Po otwarciu ofert – sukces, są na pierwszym miejscu. Po tygodniu przychodzi informacja o odrzuceniu: brak aktualnego zaświadczenia z ZUS potwierdzającego niezaleganie ze składkami.
Właściciel firmy ma wrażenie, że przepadł przez „głupi papierek”, bo przecież w ZUS nie ma żadnych zaległości. Okazuje się jednak, że nie chodzi o faktyczną sytuację, tylko o formalny dokument, który ma ją potwierdzić, złożony w odpowiedniej formie i w odpowiednim momencie. Przetargu już nie da się odkręcić, zostaje tylko koszt poświęconego czasu i poczucie niesprawiedliwości.
Takich historii jest w praktyce zamówień publicznych mnóstwo. Najczęściej nie wygrywa „najlepsza firma na rynku”, tylko ta, której oferta jest najkorzystniejsza i jednocześnie formalnie bez zarzutu. Zdecydowana większość wpadek nie wynika z braku kompetencji, lecz z błędów w zaświadczeniach, oświadczeniach i formularzu JEDZ. Porządek w dokumentach i zrozumienie ich logiki mają więc bezpośrednie przełożenie na to, czy oferta przetrwa weryfikację.
Źródło: Pexels | Autor: RDNE Stock project
Podstawy – co to są zaświadczenia, oświadczenia i JEDZ w zamówieniach publicznych
Różnica między zaświadczeniem a oświadczeniem
W przetargach publicznych przewijają się trzy główne typy dokumentów: zaświadczenia, oświadczenia i formularz JEDZ. Intuicyjne zrozumienie różnic między nimi pozwala szybciej odnaleźć się w wymaganiach zamawiającego.
Zaświadczenie to dokument urzędowy, wydany przez określony organ lub instytucję (np. ZUS, urząd skarbowy, Krajowy Rejestr Karny, KRS). Nie tworzysz go sam – możesz co najwyżej złożyć wniosek o jego wydanie. Ma zwykle określoną datę wystawienia, bywa opatrzone pieczęcią, podpisem urzędnika lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny na dany dzień, np. brak zaległości podatkowych czy wpis w rejestrze przedsiębiorców.
Oświadczenie to dokument, w którym samodzielnie deklarujesz określone fakty lub zobowiązania. W praktyce przetargowej mogą to być m.in. oświadczenia o:
braku podstaw wykluczenia z postępowania,
spełnianiu warunków udziału,
przynależności do grupy kapitałowej,
tym, czy zamierzasz korzystać z podwykonawców.
Oświadczenie w zamówieniach publicznych to poważny dokument. Składasz je jako wykonawca (spółka, JDG), nie jako osoba prywatna. Podpisując je, bierzesz na siebie odpowiedzialność za jego prawdziwość, także karną. Oświadczenia często składa się na gotowych wzorach przygotowanych przez zamawiającego.
JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) to specjalny, ustandaryzowany formularz stosowany w UE. Jest to rozbudowane oświadczenie, w którym wykonawca deklaruje, że spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu. Pełni rolę „wstępnego dowodu” – na tym etapie nie trzeba od razu załączać wszystkich urzędowych zaświadczeń. Formularz JEDZ jest w Polsce składany elektronicznie, zwykle jako wypełniony plik XML/PDF podpisany podpisem elektronicznym.
Gdzie w dokumentach przetargowych szukać wymagań
Informacje, jakie zaświadczenia, oświadczenia i formularz JEDZ są potrzebne, są rozsiane po kilku dokumentach przetargowych. Kluczowe miejsca to:
SWZ/SIWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia / Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) – obecnie zasadniczy dokument opisujący warunki udziału, sposób oceny ofert i wymagania formalne. Tam zwykle znajduje się rozdział „Warunki udziału w postępowaniu i sposób ich dokumentowania”.
Załączniki do SWZ – zwłaszcza wzory oświadczeń, formularz ofertowy, projekt umowy. Wzory oświadczeń o braku podstaw wykluczenia czy spełnianiu warunków są często załącznikami.
Ogłoszenie o zamówieniu – w dużej części powtarza treść SWZ, ale czasem wskazuje dodatkowe wymogi, szczególnie przy postępowaniach unijnych.
Wyjaśnienia treści SWZ – odpowiedzi zamawiającego na pytania wykonawców. Bywa, że to tam doprecyzowane są terminy ważności dokumentów lub zakres wymaganych zaświadczeń.
W praktyce warto wyrobić sobie nawyk, aby przy każdym przetargu tworzyć krótką tabelę lub listę kontrolną z wykazem dokumentów wymaganych:
na etapie składania oferty,
po wyborze najkorzystniejszej oferty (na wezwanie),
ewentualnie na etapie zawierania umowy (np. polisa OC z określoną sumą gwarancyjną).
Dokumenty z ofertą a dokumenty po wyborze oferty
Ustawa Pzp i praktyka zamawiających rozróżniają dokumenty wstępne od dokumentów potwierdzających. W uproszczeniu:
Z ofertą – składasz głównie oświadczenia (w tym JEDZ) oraz dokumenty ściśle wymagane przez SWZ na tym etapie, np. pełnomocnictwo, gdy ofertę podpisuje pełnomocnik lub gdy startuje konsorcjum.
Po wyborze oferty – tylko zwycięzca (czasem kilku najwyżej ocenionych) składa „twarde” dokumenty: zaświadczenia urzędowe, dokumenty finansowe, wykazy realizacji, referencje itd.
Oznacza to, że długa lista dokumentów w SWZ nie zawsze musi być załączona do samej oferty. Część z nich składa się na wezwanie zamawiającego. Dzięki temu mniejsze firmy nie są od razu obciążone kosztami pozyskiwania wielu zaświadczeń w przetargach, które i tak mogą przegrać cenowo lub merytorycznie.
Gdy wykonawca rozumie, które dokumenty są wymagane od razu, a które dopiero po wygranej, łatwiej mu ułożyć pracę i uniknąć paniki tuż przed terminem składania ofert.
Źródło: Pexels | Autor: RDNE Stock project
Kiedy zaświadczenia, kiedy oświadczenia – logika etapów postępowania
Dokumenty na starcie – co zwykle składa się z ofertą
Na etapie składania oferty zamawiający oczekuje przede wszystkim deklaracji, a nie pełnych dowodów. Podstawowa zasada brzmi: najpierw oświadczenia, później zaświadczenia. Z ofertą najczęściej składa się:
Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia – standardowy dokument, w którym potwierdzasz, że wobec Twojej firmy nie zachodzą przesłanki wykluczenia opisane w Pzp i SWZ.
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału – deklarujesz, że spełniasz wymagania dotyczące np. doświadczenia, sytuacji finansowej, zdolności technicznej.
Oświadczenia dotyczące podwykonawców – czy i w jakim zakresie zamierzasz powierzyć część zamówienia podwykonawcom; w niektórych postępowaniach od razu wymaga się podania nazw podwykonawców.
Oświadczenie o grupie kapitałowej – często w krótkim terminie po otwarciu ofert; informujesz, czy należysz do grupy kapitałowej i jeśli tak, wskazujesz powiązane podmioty.
Pełnomocnictwa – jeśli ofertę podpisuje osoba niewpisana do KRS/CEIDG jako uprawniona do reprezentacji albo gdy oferta jest wspólna (konsorcjum).
JEDZ – w postępowaniach, w których jego stosowanie jest obowiązkowe lub zamawiający je przewidział.
Na tym etapie rzadko wymaga się zaświadczeń z ZUS/US czy KRK. Zamawiający przyjmuje Twoje oświadczenia „na słowo”, a później potwierdza je za pomocą dokumentów urzędowych. Dlatego tak istotne jest, by treść oświadczeń była spójna z rzeczywistością – inaczej późniejsze zaświadczenia ją obalą.
Dokumenty „na wezwanie” – po wyborze najkorzystniejszej oferty
Po ocenie ofert zamawiający wybiera tę najkorzystniejszą i wzywa wybranego wykonawcę do złożenia dokumentów potwierdzających treści złożonych oświadczeń i JEDZ. To wtedy pojawia się obowiązek dostarczenia zaświadczeń i innych dokumentów podmiotowych, m.in.:
Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami lub o stanie zaległości.
Zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach.
Informacje z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) – w zakresie określonym przez Pzp, najczęściej w zakresie niekaralności wspólników, członków zarządu lub samej spółki.
Odpis lub informacja z KRS / wydruk z CEIDG – potwierdzają formę prawną i sposób reprezentacji firmy.
Wykaz robót/dostaw/usług oraz referencje, jeśli warunkiem udziału jest określone doświadczenie.
Polisa OC wraz z dowodem opłacenia składki, jeśli wymagany jest określony poziom ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Sprawozdania finansowe lub inne dokumenty finansowe – przy warunkach dotyczących obrotów czy sytuacji ekonomicznej.
Na dostarczenie tych dokumentów zamawiający wyznacza określony termin – zwykle kilka do kilkunastu dni. Niedotrzymanie terminu lub złożenie dokumentów z brakami bywa przyczyną wykluczenia z postępowania. Dlatego dobrze jest mieć część zaświadczeń przygotowaną „na półce” albo z wyprzedzeniem sprawdzić, ile czasu urząd potrzebuje na ich wydanie.
Dlaczego zamawiający nie żąda wszystkiego od razu
Z punktu widzenia wykonawców naturalne byłoby pytanie: skoro i tak trzeba zebrać tyle dokumentów, czemu nie złożyć ich od razu z ofertą? Prawodawca i zamawiający kierują się jednak kilkoma racjami:
Ekonomia postępowania – w wielu przetargach startują dziesiątki wykonawców. Gdyby każdy musiał od razu dostarczyć pełen pakiet dokumentów, system byłby niewydolny, a koszty po stronie firm – znacznie większe.
Elektronizacja – przetargi są prowadzone elektronicznie. Gromadzenie i archiwizowanie dużej ilości załączników od wszystkich wykonawców byłoby obciążeniem również dla zamawiających.
Szybsze procedury – ograniczenie dokumentów na etapie składania ofert przyspiesza ocenę i pozwala szybciej przejść do wyboru oferty.
W efekcie tylko ten, kto ma realną szansę podpisania umowy (zwycięzca), musi „dociążyć” się papierami z urzędów. Znajomość tej logiki uspokaja, gdy w SWZ pojawia się obszerna lista zaświadczeń – większość z nich będzie potrzebna dopiero po wygranej.
Źródło: Pexels | Autor: RDNE Stock project
Oświadczenia wykonawcy – rodzaje, treści i typowe pułapki
Oświadczenia o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków
Najważniejsze i niemal zawsze występujące dokumenty to oświadczenia o braku podstaw wykluczeniao spełnianiu warunków udziału. Zwykle zamawiający przygotowuje gotowe wzory takich oświadczeń jako załączniki do SWZ. W praktyce są to dwa odrębne dokumenty lub jeden z wyraźnie wyodrębnionymi częściami.
Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia dotyczy głównie kwestii:
niekaralności określonych osób (członków organów, wspólników),
braku zaległości podatkowych i składkowych,
braku przesłanek typu: upadłość, likwidacja, poważne naruszenie obowiązków zawodowych itp.
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału odnosi się do wymagań opisanych w SWZ, najczęściej w zakresie:
doświadczenia (np. określona liczba zrealizowanych robót o określonej wartości),
zdolności technicznej (sprzęt, personel kluczowy),
zdolności finansowej (obrót, wskaźniki finansowe),
uprawnień zawodowych (np. posiadanie odpowiednich zezwoleń/licencji).
Nawet jeśli warunki są bardzo rozbudowane, na etapie składania oferty wystarczy, że zadeklarujesz ich spełnienie w oświadczeniu (lub JEDZ), a dopiero później będziesz je dokumentować. Pojawia się tu jednak ryzyko – jeśli z rozpędu zadeklarujesz coś, czego faktycznie nie spełniasz, narazisz się na odrzucenie oferty i potencjalne zarzuty składania nieprawdziwych oświadczeń.
Oświadczenia dotyczące podwykonawców, grup kapitałowych i powiązań
Oświadczenia przy korzystaniu z zasobów innych podmiotów
Telefon w kancelarii: „Mamy świetną referencję od zaprzyjaźnionej firmy, wpiszemy ją w wykaz i będzie dobrze, prawda?”. Chwila ciszy, potem wyjaśnienie: „To nie takie proste – samo wpisanie do wykazu bez odpowiednich oświadczeń i zobowiązania podmiotu trzeciego skończy się wykluczeniem”. Tak wyglądają typowe początki z „pożyczaniem doświadczenia” w przetargach.
Jeżeli polegasz na zasobach innych podmiotów (np. doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach kluczowych), oprócz JEDZ i standardowych oświadczeń musisz złożyć także:
oświadczenie o poleganiu na zasobach podmiotu trzeciego – zwykle na formularzu zamawiającego, gdzie wskazujesz, z czyich zasobów korzystasz i w jakim zakresie,
zobowiązanie podmiotu trzeciego – dokument, w którym ta firma wprost deklaruje, że udostępni Ci swoje zasoby na czas realizacji zamówienia,
oświadczenia podmiotu trzeciego – najczęściej te same, co wykonawca: o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu odpowiednich warunków (jeśli na nim polegasz w danym zakresie).
Zamawiający oczekują, że z dokumentów jasno wynika, jak konkretnie podmiot trzeci wesprze wykonawcę – czy wykona część robót, udostępni specjalistę, czy tylko „podklei” swój sprzęt lub doświadczenie. Ogólne deklaracje typu „zapewnimy wszelkie niezbędne zasoby” często są kwestionowane.
Przy korzystaniu z cudzego doświadczenia ryzykowne są dwie rzeczy. Po pierwsze – zbyt ogólne lub sprzeczne oświadczenia (np. w JEDZ wskazujesz jedną firmę, a w zobowiązaniu pojawia się inna). Po drugie – brak spójności między oświadczeniami a późniejszymi dokumentami (np. referencjami, wykazem usług). W praktyce kilka godzin poświęconych na dopracowanie treści zobowiązania i oświadczeń oszczędza tygodnie na wyjaśnieniach i odwołaniach.
Treść oświadczeń a stan faktyczny – gdzie kończy się „optymistyczne założenie”
Wielu wykonawców traktuje oświadczenia jak miejsce na „ambitne plany” – jeszcze nie zatrudnili kierownika budowy, ale „na pewno się znajdzie”, liczą, że zobowiązanie podmiotu trzeciego dośle się później. Problem pojawia się, gdy po wezwaniu do złożenia dokumentów trzeba wykazać, że deklaracje były prawdziwe na dzień składania ofert.
Przy ocenie oświadczeń zamawiający bada zwykle trzy kwestie:
czy treść oświadczenia odpowiada wymogom SWZ (zakres, forma, data, podpis),
czy nie ma sprzeczności między poszczególnymi dokumentami (np. oświadczenie a JEDZ, oświadczenie a pełnomocnictwo, oświadczenia różnych członków konsorcjum),
czy później złożone zaświadczenia i dokumenty potwierdzają, a nie podważają oświadczenia.
Oświadczenia są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań lub dokumentów. Nie chodzi tylko o sankcje karne – w praktyce skutkiem jest przede wszystkim wykluczenie z postępowania, a przy rażących przypadkach także możliwość zastosowania przesłanki wykluczenia w kolejnych przetargach (poważne naruszenie obowiązków zawodowych).
Bezpieczne podejście jest proste: najpierw sprawdź, jakie zasoby naprawdę masz (lub możesz mieć do dnia składania ofert, np. na podstawie podpisanej już umowy), a dopiero potem wypełniaj oświadczenia. Odwrócenie tej kolejności przychodzi szybko, ale często kończy się bolesnym odrzuceniem oferty.
Formularze JEDZ – struktura, logika i praktyczne wypełnianie
Spotkanie z nowym klientem: „JEDZ mnie przeraża, tyle stron, dziwne sekcje, połowy nie rozumiem”. Po krótkiej rozmowie okazuje się, że klient co przetarg wypełnia JEDZ od zera, ręcznie, przeskakując między zakładkami e-Zamówień. Tymczasem formularz ma swoją powtarzalną logikę, którą da się raz zrozumieć i potem korzystać z gotowych wzorców.
Standardowy Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) składa się z kilku części, w których wykonawca:
identyfikuje siebie i – jeśli dotyczy – członków grupy wykonawców,
odpowiada na pytania dotyczące podstaw wykluczenia,
deklaruje spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
wskazuje, czy korzysta z zasobów innych podmiotów.
Kluczowe jest zrozumienie relacji między JEDZ a lokalnymi oświadczeniami. W wielu postępowaniach JEDZ zastępuje tradycyjne oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków. Zamawiający dodaje wtedy tylko krótkie oświadczenia uzupełniające (np. o grupie kapitałowej). W innych – JEDZ jest wymagany obok lokalnych formularzy. Decyduje treść SWZ.
Przy wypełnianiu JEDZ w praktyce pomagają trzy zasady:
Nie odpowiadaj „na zapas” – jeżeli zamawiający nie stosuje jakiejś przesłanki wykluczenia czy warunku, odpowiedź może być skrócona zgodnie z instrukcją w formularzu. Unika się wtedy zbędnych pól i ryzyka pomyłek.
Trzymaj jednolitą narrację – to, co wpisujesz w JEDZ (np. zakres doświadczenia, forma udziału podmiotu trzeciego), musi zgadzać się z innymi dokumentami: wykazem usług, zobowiązaniem, oświadczeniami.
Twórz wzorce i aktualizuj je – zamiast wypełniać od nowa, przygotuj „bazowy JEDZ” dla swojej firmy i przy każdym przetargu tylko go dostosuj. Zmienia się zwykle zakres warunków i podmiotów trzecich, a nie całe dane.
JEDZ w wersji elektronicznej (np. jako plik XML wygenerowany z systemu) można ponownie wykorzystać, importując do kolejnych postępowań. Często wystarczy korekta kilku sekcji, by dokument był w pełni aktualny. Oszczędza to czas i zmniejsza ryzyko błędów „przepisywania”.
Typowe błędy w oświadczeniach i JEDZ, które wywracają ofertę
Na biurku zamawiającego ląduje stos ofert. Po pierwszej selekcji odpada kilka z tych formalnie najdroższych, ale też kilka z najtańszych – z powodu drobnych, lecz nieusuwalnych błędów w oświadczeniach. Dla wykonawcy to zwykle szok, tym większy, że dokumenty merytoryczne (opis przedmiotu, cena) były przygotowane perfekcyjnie.
W praktyce pojawia się kilka powtarzalnych pułapek:
Brak podpisu lub podpis nieuprawnionej osoby – oświadczenia i JEDZ muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji (zgodnie z KRS/CEIDG lub pełnomocnictwem). E-podpis „z innej firmy” czy pracownika bez umocowania to prosty powód odrzucenia.
Oświadczenia złożone w imieniu niewłaściwego podmiotu – w konsorcjach każdy członek składa oświadczenia osobno. Braki jednego partnera mogą pogrążyć całą ofertę.
Nieaktualne formularze – korzystanie z wzorów z poprzednich postępowań bez porównania z aktualną SWZ prowadzi do braków treściowych (np. brak odpowiedzi na nową przesłankę wykluczenia).
Sprzeczne dane – inne nazwy firm, różne numery KRS, rozbieżne zakresy doświadczenia w oświadczeniu i w wykazie; nawet drobne różnice bywają sygnałem do wezwań o wyjaśnienia, a czasem do odrzucenia.
„Domyślne” odpowiedzi – pozostawione pola bez zaznaczenia odpowiedzi „tak/nie” lub wieloznaczne sformułowania typu „dotyczy / nie dotyczy” bez skreślenia odpowiedniej opcji.
Wielu z tych błędów można uniknąć prostą procedurą: druga osoba, najlepiej niezwiązana z przygotowaniem oferty merytorycznej, sprawdza tylko kompletność i spójność oświadczeń i JEDZ. Jedno popołudnie pracy kontrolnej często ratuje ofertę wartą setki tysięcy złotych.
Zaświadczenia urzędowe – jak zaplanować ich zdobywanie
Telefon z sekretariatu: „Wygraliśmy przetarg!”. Entuzjazm trwa dokładnie pięć minut, do chwili, gdy przychodzi wezwanie: siedem dni na dostarczenie zaświadczeń z ZUS, urzędu skarbowego, KRK, sprawozdań finansowych i kilku dodatkowych dokumentów. Nagle wszyscy orientują się, że część z nich czeka się po kilkanaście dni.
Zaświadczenia urzędowe wymagane po wyborze oferty zwykle mają określony termin ważności, najczęściej 3 miesiące wstecz od dnia ich złożenia (lub inny, określony w SWZ). Chodzi głównie o:
zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami lub o stanie zaległości,
zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach,
informacje z KRK – w odpowiednim zakresie, w zależności od formy prawnej wykonawcy,
wydruk z KRS lub CEIDG – często może to być również aktualna informacja z rejestru online,
zaświadczenia branżowe, np. koncesje, licencje, wpisy do rejestrów.
Przy powtarzalnym udziale w przetargach sensowna jest praktyka „ruchomego okienka” – co określony czas (np. raz na 2 miesiące) odnawia się pakiet podstawowych zaświadczeń, żeby zawsze mieć pod ręką dokumenty w miarę aktualne. W połączeniu z dobrą ewidencją (prosta tabela: rodzaj dokumentu, data wydania, data końca ważności) pozwala to spokojnie reagować na wezwania zamawiających.
Niektóre zaświadczenia można uzyskać elektronicznie w ciągu kilku minut (np. część dokumentów z ZUS czy e-Urząd Skarbowy), inne wymagają wizyty w urzędzie lub dłuższego oczekiwania. Przed udziałem w większych postępowaniach opłaca się sprawdzić na stronach urzędów, jak długo trwa wydanie poszczególnych dokumentów i czy są dostępne e-formy.
W małej firmie budowlanej panuje przekonanie, że „referencje się kiedyś zbierze, jak będą potrzebne”. Pierwsze poważniejsze zamówienie publiczne i naraz okazuje się, że inwestor sprzed trzech lat już nie istnieje, a osoba, która mogła podpisać referencje, przeszła na emeryturę. Oświadczenie o doświadczeniu jest, ale nie ma jak go udokumentować.
Do najczęstszych dokumentów potwierdzających treść oświadczeń należą:
wykazy robót/dostaw/usług – przygotowywane na formularzu zamawiającego, z podaniem wartości, dat, zakresu,
dowody należytego wykonania (referencje, poświadczenia) – wystawiane przez zamawiających, dla których realizowano dane zamówienia,
sprawozdania finansowe lub inne dokumenty finansowe – bilans, rachunek zysków i strat, opinie bankowe, zaświadczenia o zdolności kredytowej,
polisy OC i dowody opłacenia składek,
CV i uprawnienia personelu kluczowego – dyplomy, zaświadczenia o przynależności do izb, certyfikaty.
Dobrą praktyką jest tworzenie wewnętrznego archiwum dokumentów przetargowych: skanów referencji, kopii umów z najważniejszymi parametrami, informacji finansowych z ostatnich lat. Dzięki temu przy kolejnym przetargu nie trzeba gorączkowo odtwarzać historii realizacji zamówień czy prosić byłych kontrahentów o wystawienie potwierdzeń „na wczoraj”.
Jeżeli warunki udziału w postępowaniu są wysokie (np. duże wartości kontraktów, określone wskaźniki finansowe), warto przeprowadzić wewnętrzny audyt jeszcze przed złożeniem oferty: sprawdzić, czy wszystkie wymagane parametry rzeczywiście można będzie potwierdzić dokumentami. Unika się w ten sposób sytuacji, w której po wygraniu przetargu okazuje się, że cząstka doświadczenia „wypadła” (bo nie ma referencji), a obrót jest o kilkadziesiąt tysięcy niższy, niż wynikało z pierwotnych szacunków.
Aktualność dokumentów – jak pilnować terminów i uniknąć „przeterminowania”
Nic tak nie frustruje, jak telefon od zamawiającego: „Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest sprzed pięciu miesięcy, proszę o nowe”. Z punktu widzenia firmy – nadal „świeże”, z punktu widzenia przepisów i SWZ – bezużyteczne.
Każdy dokument ma swój okres przydatności przetargowej. Najczęściej stosuje się:
3 miesiące – zaświadczenia z ZUS, urzędu skarbowego, informacje z KRK,
12 miesięcy – np. niektóre zaświadczenia o wpisach do rejestrów, licencje okresowe,
Jak ustalać „przydatność” dokumentów, gdy SWZ milczy
Oferta złożona w terminie, komplet zaświadczeń, a mimo to zamieszanie: zamawiający sam nie jest pewien, czy dokument sprzed czterech miesięcy spełnia wymagania, bo w SWZ brak jasnego zapisu. Zaczynają się telefony, wyjaśnienia, czas leci, a termin związania ofertą ucieka. W tle rośnie ryzyko, że cała procedura wydłuży się przez pozornie drobny szczegół.
Jeżeli SWZ nie określa wprost okresu ważności dokumentów, punktem odniesienia stają się przepisy PZP oraz utrwalona praktyka. Wykonawca nie ma wpływu na to, jaką interpretację przyjmie zamawiający, ale może zminimalizować pole do sporu kilkoma ruchami:
Stosuj „bezpieczne” terminy – dla dokumentów podatkowo-składkowych i KRK przyjmuje się standard 3 miesięcy. Wątpliwe przypadki lepiej od razu odnowić, niż później tłumaczyć się z „oszczędności”.
Sprawdź ogłoszenie UE / BZP – czasem szczegóły pojawiają się w ogłoszeniu, a nie w SWZ. Brak jednego zdania potrafi zmienić ocenę aktualności dokumentu.
Ustal własną „politykę aktualizacyjną” – np. w firmie przyjmuje się zasadę, że do oferty nie trafiają dokumenty starsze niż 2 miesiące, nawet jeżeli formalnie mogłyby być „dziś jeszcze” użyte.
Jeżeli pojawia się poważna wątpliwość (np. zaświadczenie z zagranicy, inny system prawny), przed złożeniem oferty warto zadać zamawiającemu pytanie do SWZ. Odpowiedź upubliczniona na stronie postępowania staje się wspólnym punktem odniesienia – dla wszystkich wykonawców i dla komisji przetargowej.
Oświadczenia a zaświadczenia przy zmianach w firmie
Wspólnik wychodzi ze spółki, pojawia się nowy członek zarządu, siedziba przenosi się do innego miasta. W codziennym funkcjonowaniu to organizacyjny kłopot, ale w przetargach taką zmianę zamawiający widzi jak pod mikroskopem. Stare oświadczenia i zaświadczenia nagle przestają pasować do nowej rzeczywistości.
Przy każdej istotnej zmianie po stronie wykonawcy trzeba na nowo spojrzeć na pakiet dokumentów. Szczególnie wrażliwe są:
skład organów uprawnionych do reprezentacji – oświadczenia, JEDZ i pełnomocnictwa muszą odzwierciedlać aktualny wpis do KRS/CEIDG,
beneficjenci rzeczywiści – zmiana struktury udziałowej oznacza korektę informacji o osobach rzeczywiście kontrolujących podmiot,
kontynuacja doświadczenia – przy przekształceniach i połączeniach spółek pojawia się pytanie, kto „dziedziczy” referencje i historię realizacji zamówień.
Typowa pułapka to korzystanie z „odświeżonej” wersji dawnego JEDZ, w którym wciąż widnieje nieaktualny zarząd albo dawna siedziba. Z zewnątrz wygląda to jak brak staranności, a przy głębszej analizie zamawiający zaczyna się zastanawiać, czy pozostałe dane są równie „archiwalne”.
Bezpiecznym nawykiem jest „reset dokumentów” po każdej większej zmianie. Oznacza to przygotowanie nowych wzorców oświadczeń i bazowego JEDZ, aktualizację danych w stopkach pism, oraz przejrzenie, czy wszystkie pełnomocnictwa wewnętrzne nadal obowiązują. Jeden dzień pracy oszczędza tygodnie korespondencji wyjaśniającej z zamawiającymi.
Specyfika dokumentów w konsorcjach i przy podwykonawcach
Trzy firmy składają wspólną ofertę. Lider ma wszystko poukładane, reszta „dosyła skany wieczorem”. W praktyce oznacza to trzy różne style oświadczeń, różne daty, czasem inne nazewnictwo tego samego przetargu. Dla komisji przetargowej to sygnał ostrzegawczy i pretekst do dodatkowych pytań.
W konsorcjach każdy członek składa własne oświadczenia i JEDZ, ale całość musi wyglądać jak spójny komplet. Kilka elementów szczególnie wymaga ujednolicenia:
opis zakresu zamówienia – w oświadczeniach nie powinny pojawiać się różne skrócone nazwy lub sprzeczne informacje co do przedmiotu czy wartości zamówienia,
rola danego podmiotu – w JEDZ i oświadczeniach należy konsekwentnie wskazywać, kto jest liderem, kto członkiem konsorcjum, a kto podmiotem trzecim udostępniającym zasoby,
podpisy i pełnomocnictwa – szczególnie dla pełnomocnika konsorcjum, który podpisuje ofertę, ale nie zawsze podpisuje oświadczenia indywidualne.
Przy podwykonawcach rzecz wygląda inaczej. Co do zasady, podwykonawca nie zastępuje wykonawcy w spełnieniu warunków, chyba że jednocześnie jest podmiotem trzecim udostępniającym zasoby. Wtedy pojawia się dodatkowy pakiet oświadczeń – zarówno co do braku podstaw wykluczenia, jak i co do zakresu udostępnianego potencjału. Najgorsze są sytuacje, gdy podmiot „na papierze” udostępnia doświadczenie, a w treści oświadczeń w ogóle nie wynika, jakie konkretnie zasoby są przekazywane.
Dobrą praktyką jest przygotowanie jednego szablonu zestawu dokumentów dla członka konsorcjum i drugiego – dla podmiotów trzecich / kluczowych podwykonawców. Każdy partner tylko go uzupełnia, zamiast tworzyć dokumenty „po swojemu”. W postępowaniach międzynarodowych lub z dużym udziałem podwykonawców to w zasadzie konieczność, jeśli projekt ma być zarządzalny.
JEDZ i dokumenty w postępowaniach z elementem zagranicznym
Polska spółka wchodzi w konsorcjum z partnerem z innego kraju UE. Warunki spełniają razem z nawiązką, ale przy pierwszym wezwaniu do uzupełnienia dokumentów pojawia się mur: zagraniczny partner przysyła dokumenty w swoim języku, bez tłumaczeń i często w formach, których polski zamawiający nie rozpoznaje.
W przypadku wykonawców zagranicznych zamawiający dopuszcza zwykle „dokumenty równoważne”, czyli takie, które w danym kraju pełnią funkcję zbliżoną do zaświadczeń z ZUS, urzędu skarbowego czy KRK. Kilka zasad mocno ułatwia życie obu stronom:
tłumaczenie przysięgłe – w razie wątpliwości lepiej od razu zamówić tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego, zamiast ryzykować odrzucenie przez brak zrozumienia treści dokumentu,
wyjaśnienie funkcji dokumentu – krótkie pismo przewodnie (po polsku) wyjaśniające, jaki jest charakter zagranicznego dokumentu, często oszczędza zamawiającemu czas na samodzielne „dochodzenie”,
spójność danych – nazwy firm, adresy i osoby reprezentujące muszą być zapisane tak samo we wszystkich dokumentach; różnice wynikające z transliteracji lepiej zawczasu skomentować.
Sam JEDZ jest formularzem unijnym, więc zagraniczny partner zwykle zna jego strukturę. Problemem bywa jednak dopasowanie treści do polskich wymogów SWZ. Krótkie robocze spotkanie (online) z udziałem wszystkich partnerów i przejście przez JEDZ „krok po kroku” pozwala uniknąć sytuacji, w której każda firma wypełnia formularz według własnych, krajowych nawyków.
Kontrola spójności: jak sprawdzać dokumenty przed złożeniem oferty
Ostatni dzień przed terminem składania ofert, w sali konferencyjnej stos wydruków i otwartych plików. Każdy coś poprawia, dogląda, dopisuje. W takim chaosie o pomyłkę najłatwiej. Jedna literówka w nazwie spółki, różna waluta w wykazie usług, odmienna data w oświadczeniu – to później rodzi lawinę pytań, a czasem odrzucenie.
Prosta procedura kontroli końcowej znacząco obniża poziom ryzyka. Sprawdzenie warto rozbić na kilka pól:
dane identyfikacyjne – nazwa, adres, numery KRS/REGON/NIP, osoby reprezentujące; porównuje się nagłówki wszystkich dokumentów i załączników,
zakres zamówienia – czy wszędzie ten sam opis przedmiotu (zwłaszcza przy skróconych nazwach i dużych kontraktach),
konsekwencja oświadczeń – odpowiedzi „tak/nie”, brak pustych pól, brak sprzecznych deklaracji (np. co do korzystania/polegania na podmiotach trzecich),
komplet załączników – odwołania w treści formularzy muszą mieć „swoje” załączniki faktycznie dołączone do oferty.
Skuteczne są proste narzędzia: „checklista” przetargowa przypisana do konkretnej SWZ, w której krok po kroku odhacza się elementy wymagane przez zamawiającego, oraz zasada, że oświadczenia i JEDZ zawsze „czyta ktoś inny niż autor”. Często świeże oko wyłapuje to, co osobie przygotowującej dokumenty wydawało się oczywiste.
Elektronizacja zamówień publicznych a praktyka sporządzania oświadczeń
Po przejściu na formę elektroniczną wiele firm odetchnęło: „koniec z bieganiem po podpisy”. Ułatwienie jest niewątpliwe, ale w zamian pojawiły się nowe pola minowe: rodzaje podpisów, formaty plików, szyfrowanie, terminy doręczeń przez platformę.
Przy oświadczeniach i JEDZ w formie elektronicznej najwięcej problemów powodują:
rodzaj e-podpisu – zamawiający może wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a nie zaufanego czy osobistego; błędnie użyty rodzaj podpisu oznacza brak skuteczności złożenia oświadczenia,
podpisanie „wewnątrz” czy na zewnątrz pliku – część systemów akceptuje jedynie podpis pierwotny na dokumencie (np. PDF), inne dopuszczają paczkę XAdES; bez przeczytania instrukcji platformy łatwo o błąd techniczny,
integralność dokumentu – przerabianie już podpisanego pliku (np. dopisywanie strony) zrywa podpis, a w elektronicznym obiegu nie ma możliwości „dociśnięcia pieczątki” jak na papierze.
Rozsądnym standardem jest przygotowanie gotowego pakietu oświadczeń w formie edytowalnej, a dopiero na końcu konwertowanie go do PDF i podpisanie. W większych firmach często jedynie wyznaczone osoby mają kwalifikowany podpis – harmonogram prac powinien uwzględniać ich dostępność, żeby nie kończyć z sytuacją, w której w ostatniej godzinie przed terminem brakuje podpisu pod JEDZ.
Procedury wewnętrzne – jak „usystemowić” JEDZ i oświadczenia
W małej firmie za przetargi odpowiada zazwyczaj „ten, kto zna temat”. Dziś właściciel, jutro kierownik projektu, pojutrze księgowa „na zastępstwo”. Rezultat jest taki, że każdy postępowanie prowadzi inaczej, a dokumenty powstają od zera, często „na kolanie”. W którymś momencie widać, że to podejście nie wytrzymuje konfrontacji z kilkoma równoległymi przetargami.
Nawet proste, nieformalnie spisane procedury ułatwiają panowanie nad oświadczeniami i zaświadczeniami. Kilka elementów, które szczególnie się sprawdzają:
stały „opiekun” dokumentów – osoba odpowiedzialna za aktualność wzorów oświadczeń, bazowego JEDZ, pełnomocnictw; niekoniecznie przygotowuje każdą ofertę, ale pilnuje porządku w szablonach,
rejestr postępowań – prosta tabela z informacją, jakie dokumenty i oświadczenia składano w danym przetargu, z kim było konsorcjum, z czyich zasobów korzystano; przy kolejnym podobnym postępowaniu łatwo na niej polegać,
polityka przechowywania danych – ustalenie, które dokumenty są archiwizowane długoterminowo (np. referencje, sprawozdania finansowe), a które po określonym czasie można bez szkody usunąć.
Im bardziej powtarzalny jest sposób pracy, tym mniej miejsca zostaje na przypadkowe braki. JEDZ i oświadczenia przestają być za każdym razem „małym projektem specjalnym”, a stają się elementem działającego systemu. Dzięki temu więcej energii można poświęcić na część merytoryczną oferty zamiast na bieganie za papierami.
Reakcja na wezwania do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów
Mail od zamawiającego przychodzi niespodziewanie: „Wezwanie do uzupełnienia JEDZ i złożenia wyjaśnień”. Na korytarzu napięcie, ktoś mówi, że „to chyba koniec”, ktoś inny chce natychmiast pisać obszerne wyjaśnienia. Tymczasem najgorsze, co można zrobić, to działać chaotycznie i na czuja.
Wezwania dotyczą najczęściej braków formalnych (np. brak jakiegoś oświadczenia, brak podpisu, niezałączony dokument) albo wątpliwości co do treści (sprzeczne informacje, niejasny zakres doświadczenia, nieprecyzyjne wskazanie podmiotu trzeciego). Schemat reagowania można ustandaryzować:
Analiza wezwania punkt po punkcie – zamiast „odpowiedzieć ogólnie”, każdą uwagę komisji przetargowej warto przepisać w swoim notatniku i osobno do niej się odnieść.
