System zarządzania dokumentami jest niezwykle istotny. Czy to w instytucjach finansowych, dużych zakładach produkcyjnych jak i w małych i mikroprzedsiębiorstwach. Sprawa jest prosta. Dokumenty są wymagane niemal na wszystko. Każdy zakład potrafi produkować tony dokumentów, z których jeśli chcemy skorzystać, powinniśmy umieć i mieć możliwość je znaleźć, a do tego niezbędny jest system zarządzania dokumentami. Dokumenty generowane są bardzo różne. Od dokumentów związanych z zarządzaniem kadrami, przez dokumenty finansowe, po dokumenty poświadczające wykonanie wyrobu zgodnie z normami. Dokumenty te są niezwykle istotne, dlatego posiadanie sprawnego i wydajnego systemu zarządzania dokumentacja jest niezwykle istotne. System taki ma wiele zalet, a do najważniejszych można zaliczyć obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów, zwiększenie wydajności oraz większą dostępność dokumentacji. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z potrzeby posiadania takiej dokumentacji, dopóki nie musi znaleźć jakiś starych dokumentów.
