Co to jest cyfrowa transformacja?

Cyfryzacja to proces, który postępuje od lat we wszystkich sektorach gospodarki, jednak dopiero od niedawna zaczął wyraźnie nabierać tempa.

Tempo cyfrowej transformacji zależy od wielu czynników – część przedsiębiorstw kładzie nacisk na usprawnienie wewnętrznych procesów przy pomocy technologii informatycznych, inne stawiają na cyfryzację interakcji z klientem. Szczególnie ten drugi aspekt cyfryzacji ma istotne znaczenie, gdyż tak przekształcone procesy często wywierają duży wpływ na otoczenie biznesowe, niekiedy większy, niż było to zamierzone.

Wielu wydaje się, że cyfryzacja to proste przeniesienie procesów biznesowych do środowiska informatycznego. Jednak w praktyce okazuje się, że niektóre rozwiązania nie przyjmują się, zaś inne przyjmują się tak szybko, że stają się standardem i wpływają na oczekiwania klientów i partnerów biznesowych nie tylko w relacjach ściśle „cyfrowych”, ale także tradycyjnych.

Cyfryzacja ma zatem walor trwałego zmieniania całych sektorów i obszarów biznesowych. Co ciekawe, często tych dalekosiężnych efektów nie widzimy w chwili podejmowania decyzji o cyfrowej transformacji.

Projektowanie cyfrowej transformacji a prawo i wartości

Wdrażanie systemów informatycznych zaczyna się zazwyczaj od opisania procesów biznesowych w danej organizacji (tzw. analiza wymagań funkcjonalnych), które następnie znajdują odzwierciedlenie w ramach oferowanego oprogramowania.

W ramach takiego mapowania procesów często nieświadomie wbudowuje się w system informatyczny pewne założenia, które nie są obojętne z punktu widzenia wartości – zarówno społeczno-gospodarczych, jak i etycznych. Uwidacznia się to zwłaszcza wtedy, gdy stosowanie systemu prowadzi do sytuacji, w której dotychczasowy sposób działania osób objętych danych procesem musi ulec zmianie.

Takie założenia są czymś oczywistym w przypadku legislacji, gdzie normy prawa są świadomie  wykorzystywane dla wprowadzania określonych zmian w zachowaniu ludzi. Przykładowo normy prawa karnego mają wprost na celu wpływanie na zachowanie ludzi.

Okazuje się, że także systemy IT mogą wywierać podobny wpływ na zachowanie ludzi, a tym samym na promowanie określonych wartości. Często jest to subtelny efekt, jednak gdy systemy IT są wykorzystywane do stosowania prawa, staje się to bardziej widoczne.

Przy projektowaniu systemu IT trzeba podjąć szereg decyzji o tym, jak technologia będzie działać, i co może lub czego nie może robić. Takie wybory mogą wydawać się neutralne lub wynikające z uwarunkowań o technicznym charakterze. Jednak gdy technologia staje się szeroko stosowana, takie wybory mogą promować określone wartości w stosunku do innych.

Harry Surden w swym artykule „Values Embedded in Legal Artificial Intelligence” podaje przykład elektronicznych baz procesowych. Od około roku 2000 sądy w USA zaczęły przechodzić z dokumentów papierowych na elektroniczne. Projektanci tych systemów stanęli przed koniecznością podjęcia szeregu decyzji dotyczących np. możliwości przeszukiwania dokumentów sądowych lub ich dostępności w Internecie. Wybór technologii do przeszukiwania akt sprawy i sposobu ich udostępnienia online można rozumieć jako promowanie określonych wartości - takich jak publiczna dostępność i przejrzystość wymiaru sprawiedliwości kosztem innych wartości - takich jak prywatność stron. System online może dawać możliwość tylko dostępu do akt sprawy, bez możliwości przeszukiwania. Może on także dawać możliwość przeszukiwania treści wszystkich pism procesowych, co ułatwia osobom trzecim np. wyszukiwanie informacji prywatnych w ramach takich pism procesowych, które mogą następnie wykorzystać.

W fazie projektowania ww. decyzje mogą zapadać ze względów tylko technicznych – wydajności i skalowalności sytemu, łatwości obsługi itd.  Mogą one jednak mieć efekt uboczny w postaci subtelnego wspierania pewnych wartości (np. dostępność informacji) kosztem innych (np. ochrona prywatności).

Dostrzegł to już zresztą europejski ustawodawca, wprowadzając w RODO wymóg stosowania zasady privacy by design, czyli uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania sposobów przetwarzania danych.

Przykład pierwszy – eKRS

Postępowanie rejestrowe w Krajowym Rejestrze Sądowym jest typowym przykładem procesu idealnie nadającego się do elektronizacji. Jest to proces o charakterze administracyjnym, który ma istotne znaczenie dla funkcjonowania wszystkich podmiotów wpisywanych do KRS.

Proces elektronizacji postępowania przez KRS rozpoczął się od sprawozdań finansowych. Od 15 marca 2018 r. spółki mogą złożyć sprawozdanie finansowe spółki do KRS tylko elektronicznie.

Jednakże na podstawie znowelizowanego art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym może to zrobić tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest już ujawniony w Rejestrze, wpisana jako wspólnik lub członek organu uprawnionego do reprezentowania.

W praktyce oznacza to, że zarząd nowo powołany albo złożony jedynie z cudzoziemców nie będzie mógł złożyć sprawozdania, choć ma do tego teoretycznie prawo. Tym samym elektronizacja pozbawiła takie spółki realnej możliwości złożenia sprawozdania.

Jak doszło to takiej sytuacji?

W rządowym projekcie ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przesłanym do Sejmu, art. 19e pkt. 2 brzmiał: 

"Zgłoszenie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu wpisana do Rejestru, a w przypadku osób prawnych co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu".

Sprawozdanie w formie elektronicznej mogła zatem złożyć każda osoba uprawniona - członek zarządu lub pełnomocnik. Przepis ten został zmieniony w toku prac sejmowych, gdyż uznano, że należy zadbać, aby zgłoszenie mogła podpisywać wyłącznie osoba fizyczna i przyjęto, że w tym celu należy wymagać od niej numeru PESEL.

Przy podejmowaniu tej decyzji wzięto zatem pod uwagę kwestie techniczno-organizacyjne, nie dostrzegając tego, że taka decyzja będzie miała dalekosiężny wpływ na spółki handlowe, dyskryminując szereg spółek działających w Polsce.

Wnioskodawcy nie zauważyli, że ta – zapewne ich zdaniem mało istotna kwestia – wywrze olbrzymi wpływ na rynek, między innymi zmuszając spółki do podjęcia szeregu działań i poniesienia kosztów niezbędnych do dostosowania się do tych wymogów.

Przykład drugi – elektroniczne zamówienia publiczne

Od 18 października 2018 r. zamówienia publiczne powyżej progów unijnych są prowadzone z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że we wszystkich takich postępowaniach zamówieniowych całość komunikacji elektronicznej pomiędzy wykonawcą a zamawiającym odbywa się całkowicie w formie elektronicznej – od złożenia oferty po zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Mimo tego, że o dacie wejścia w życie tej zmiany wiedzieli wszyscy uczestnicy rynku zamówieniowego co najmniej od lutego 2014 r. (uchwalenie nowych dyrektyw zamówieniowych), a treść nowych przepisów była znana od lipca 2016 r., to elektronizacja i jej konsekwencje wszystkich zaskoczyły.

Zaskoczony był także ustawodawca, który ostatnie przepisy wykonawcze niezbędne do ruszenia elektronizacji wydał 17 października po południu. Ich vacatio legis wynosiło niecałe 8 godzin.

Skąd zaskoczenie?

Okazało się, że nie da się wprowadzić elektronizacji zamówień publicznych ograniczonej tylko do kręgu wykonawców i zamawiających. Obowiązek komunikacji elektronicznej w zamówieniach sprawił, że szereg innych procesów gospodarczych, które funkcjonowały w formie papierowej, także musi się na gwałt zdigitalizować. Teoretycznie art. 78¹ kc stawia znak równości między formą elektroniczną a formą pisemną, ale w praktyce tylko forma elektroniczna nadaje się do zastosowania w komunikacji elektronicznej.

Elektronizacja zamówień publicznych wywarła zatem olbrzymi wpływ na cały rynek, oddziałując na szereg podmiotów. Między innym spowodowała, że w kwalifikowany podpis elektroniczny musi się zaopatrzyć cała rzesza osób:

• zarządy wykonawców
• pełnomocnicy wykonawców
• zarządy i pełnomocnicy podwykonawców
• zarządu i pełnomocnicy osób trzecich udostepniających swoje potencjały
• osoby podpisujące w imieniu banków gwarancje bankowe
• osoby podpisujące w imieniu ubezpieczycieli gwarancje ubezpieczeniowe

Pierwotnie sądzono, że obowiązek ten dotyczyć będzie jedynie ograniczonego kręgu uczestników rynku zamówieniowego. Teraz widzimy także, jak wyposażenie szerokiego kręgu osób w kwalifikowane podpisy elektroniczne zaczyna zmieniać praktykę gospodarczą – zaczynają być oferowane usługi umożliwiające wykorzystanie takiego podpisu. Następuje zatem długo oczekiwana popularyzacja podpisu elektronicznego.

Widać zatem jasno, że elektronizacja może mieć wpływ nie tylko na bezpośrednich uczestników digitalizowanego procesu, ale także na całe gospodarze otoczenie.

Przykład trzeci – elektroniczne odwołania do KIO

Zgodnie z art. 180 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wnoszenie odwołań doprecyzowuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, które stanowi w § 5 ust. 1, że odwołanie wraz z załącznikami wnoszone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, przy użyciu której obsługiwana jest korespondencja Krajowej Izby Odwoławczej.

Na stronie KIO jest podany odnośnik do usług elektronicznych pozwalających na wniesienie w postaci elektronicznej odwołania. Wymaga ono skorzystania ze skrzynki podawczej KIO w systemie ePUAP.

Oznacza to także, że jeśli system ePUAP nie działa, nie można wnieść odwołania w formie elektronicznej. Tymczasem terminu na wniesienie odwołania nie można przywrócić.

Awarie ePUAP są częste. Gorsze od nich są jednak sytuacje, w których organy państwa wiedzą, że odwołania nie można złożyć i o tym nie informują.

Latem 2018 r. wystąpił błąd systemu ePUAP polegający na tym, że nie można było do odwołania załączyć załącznika podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Błąd występował przez kilka tygodni. Na stronach KIO informacja o tym pojawiła się z dużym opóźnieniem, co więcej, nawet po usunięciu awarii, nie poinformowano o jej usunięciu, tylko po prostu zdjęto wcześniejszy komunikat (również z opóźnieniem).

Jakie konsekwencje? Surowe i formalne

Krajowa Izba odwoławcza miała okazję zająć się tym problemem w ramach sprawy KIO 1222/18 (wyrok z dnia 4 lipca 2018 r.).

Wykonawca nie mógł wnieść odwołania za pośrednictwem platformy ePUAP. Zdecydował się zatem wysłać je na adres e-mail odwołania@uzp.gov.pl.

KIO zwróciła jednak odwołanie, wskazując formalistycznie, że odwołanie przekazuje się wyłącznie za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Izby, udostępnionej na stronie internetowej Urzędu. KIO uznała także, że problemy w działaniu platformy wystąpiły w godzinach 19.00-23:18, ale termin na odwołanie jest zawity i nie podlega przywróceniu.

Tu widać jasno, że w ramach elektronizacji procedury odwoławczej wyraźnie nastąpiła dyskryminacja wykonawców wnoszących odwołania w formie elektronicznej. O ile KIO zawsze informuje o godzinach otwarcia biura podawczego i przerwach w jego działaniu, to ignoruje całkowicie kwestię działania systemu IT niezbędnego do składania odwołań elektronicznych. Świadomie lub nieświadomie zarówno ustawodawca, jak i KIO promują zatem składanie odwołań w formie pisemnej, dyskryminując wykonawców, którzy chcą składać odwołania w formie elektronicznej

Podsumowanie

Od transformacji cyfrowej nie ma odwrotu. Tym bardziej ważne jest, aby przystępować do niej w sposób przemyślany.

Wiele ważnych aspektów cyfryzacji może zostać zdeterminowanych na etapie podejmowania decyzji o pozornie technicznym charakterze. Później na etapie wdrożenia może być za późno na zmiany.

Dlatego należy zaprosić do analizy procesów podlegających cyfryzacji wszystkie osoby, które powinny być włączone w proces decyzyjny. Nie należy się bać kwestii technicznych – nie można ich pozostawić tylko w rękach inżynierów i informatyków.

W ramach tego artykułu omówiłem przykłady cyfryzacji procesów o charakterze publicznym. Jednak także cyfrowa transformacja dokonująca się ramach przedsiębiorstw ma podobny charakter – tyle tylko, że krąg jej oddziaływania jest mniejszy i ogranicza się do danej organizacji i jej partnerów biznesowych.

Nie powinno to jednak nas zwalniać od potrzeby dobrego planowania, w którym przede wszystkim ważna jest dobra współpraca pomiędzy inżynierami i informatykami a prawnikami i innymi doradcami biznesowymi – tylko wtedy cyfrowa transformacja ma szanse na sukces.

Warto zatem, aby inżynierowie i informatycy nauczyli się rozmawiać z prawnikami, a prawnicy z inżynierami i informatykami. Każda ze stron na tym skorzysta.

Autorem tego wpisu jest Tomasz Zalewski