2013-03-18
Jak poprawnie prowadzić przetarg z wykonawcami zagranicznymi?
Autor: Goście
Komentarzy: (0) Tagi: , varia

Autorem tego wpisu jest Piotr Kunicki

Zdarza się tak, że zamawiający pragnie nabyć produkty, które oferowane są jedynie przez zagranicznych wykonawców, jak np. specyficzny rodzaj uzbrojenia. Z uwagi na specyfikę danego rynku, często zdarza się, że żaden z nich nie jest obecny w Polsce poprzez istniejącą spółkę zależną, oddział, czy przedstawicielstwo. Zamawiający zastanawiają się jak w takiej sytuacji przeprowadzić postępowanie, aby zapewnić otrzymanie ważnych i porównywalnych ofert, które zapewnią należytą konkurencję cenową i jakościową. Realną obawą każdego zamawiającego jest zawsze otrzymanie tylko jednej ważnej oferty lub tylko jednego prawidłowego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Grozi to nie tylko brakiem realnej konkurencji, ale także niekorzystną ceną i jakością otrzymanej oferty. Dlatego warto przyjrzeć się sprawdzonym już w praktyce rozwiązaniom.

Tryb postępowania

W sytuacji, w której do postępowania będą przystępować wyłącznie wykonawcy zagraniczni – a tego możemy się dowiedzieć np. poprzez badanie rynku – dobrą praktyką jest stosowanie postępowań dwu etapowych - przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Ten tryb pozwala bowiem wykonawcom zagranicznym na skoncentrowanie się w pierwszym etapie postępowania na formalnych wymaganiach związanych z kwalifikacją, a dopiero na drugim etapie na wycenie przedmiotu zamówienia. Co za tym idzie, mają oni więcej czasu na zapoznanie się z przepisami ustawy Pzp i dostosowanie się do procedury. Co istotne, negocjacje z ogłoszeniem mogą być stosowane bez względu na okoliczności przez zamawiających sektorowych, a także w razie zamówień z dziedziny obronności i bezpieczeństwa. 

Język postępowania

Chociaż zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy Pzp postępowanie prowadzi się w języku polskim, wielu zamawiających nie zdaje sobie sprawy z tego, że przepisy nie zakazują opublikowania na ich stronie internetowej ogłoszenia i innych dokumentów postępowania przetłumaczonych na inny język, np. angielski. Doskonałym przykładem takiego przetargu są przeprowadzone przez PGE EJ1 negocjacje z ogłoszeniem na wybór „Doradcy Technicznego”. Wśród dokumentów można znaleźć np. informację o głównych etapach postępowania, która jest bardzo pomocna dla zagranicznych wykonawców, nieprzywykłych do procedur stosowanych w ramach ustawy Pzp.

Warto także dodać, że zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający jest uprawniony w szczególnych przypadkach – a sytuacja, w której o zamówienie ubiegać się będą jedynie zagraniczni wykonawcy jest taką – wyrazić zgodę na złożenie w języku powszechnie stosowanym w handlu międzynarodowym np. angielskim:

  • wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
  • oświadczeń
  • oferty
  • innych dokumentów.

Chociaż nie jest to często wykorzystywana możliwość, to pozwala na znaczne uproszenie całej procedury. Nierzadko przecież wyklucza się wykonawców z postępowania wyłącznie dlatego że jeden z dokumentów załączonych do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu został złożony wraz z niepełnym tłumaczeniem na język polski. Ponadto, nieraz spotykamy się w praktyce z niechęcią – zresztą uzasadnioną – zarządów firm zagranicznych do podpisywania dokumentów, których treści nie są w stanie zrozumieć.

Jeżeli dodatkowo przedmiotem zamówienia jest zaawansowany technicznie sprzęt o charakterze tajnym – np. uzbrojenie – złożenie wraz z ofertą specyfikacji technicznych o charakterze poufnym wraz z tłumaczeniem na język polskim może stanowić poważny problem dla zagranicznego wykonawcy.

Wzory dokumentów

Przepisy ustawy Pzp nie przewidują, aby zamawiający udostępniał wykonawcom wzory dokumentów w postaci oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz innych oświadczeń wymaganych przepisami ustawy Pzp np. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu, wykaz dostaw, wykaz podwykonawców, wykaz osób. Tym niemniej, ich przygotowanie stało się w chwili obecnej standardem w praktyce zamówień publicznych – i dobrze!

Przygotowanie takich wzorów – w przypadku, gdy o zamówienie będą ubiegać się tylko wykonawcy z zagranicy – jest wręcz niezbędne. Złożenie oferty, wniosku lub oświadczenia o określonej przez zamawiającego formie i treści, zmniejsza ryzyko odrzucenia oferty bądź wykluczenia wykonawcy z postępowania z powodu niewłaściwej treści dokumentów. Należy także pamiętać, że samodzielne sporządzanie takich dokumentów przez wykonawców zagranicznych wiąże się z mnóstwem pracy i analizy wykluczającej zidentyfikowane ryzyka – który to czas, wykonawca mógłby poświęcić na przygotowanie oferty. Przykładem dobrej praktyki w tej mierze może być postępowanie prowadzone przez Ambasadę Polską w Londynie dotyczące wykonania robót budowlanych związanych z przebudową Bravura House, w którym poza wzorami dokumentów w języku polskim i angielskim, zamawiający zdecydował się umieścić informację o dokumentach, jakie powinni złożyć zagraniczni wykonawcy.

Wyjaśnienie treści ogłoszenia?

Przepisy ustawy Pzp nie przewidują obowiązku zamawiającego wyjaśniania treści ogłoszenia. Czy oznacza to jednak, że nie ma on takiej możliwości? Wręcz przeciwnie - możliwość taka istnieje i jeżeli zamawiającemu zależy na uzyskaniu jak największej konkurencji (jak największej liczby ofert) oraz wielu poprawnych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, powinien wyjaśniać wszelkie wątpliwości wykonawców. Warto – nie jest to bowiem zakazane – umieścić w ogłoszeniu informację o tym, że wykonawcy mogą składać prośby o wyjaśnienie treści ogłoszenia – wielu z nich może po prostu o tym nie wiedzieć.

Forma składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

Jedną z możliwości, niestety dość rzadko spotykaną w praktyce, jest możliwość złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu poprzez przesłanie ich faksem lub mailem w terminie wyznaczonym przez zamawiającego w ogłoszeniu (art. 27 ust. 1 w zw. z ust. 4 ustawy Pzp). W przypadku wykonawców zagranicznych, którzy mają siedziby poza terytorium RP jest to znaczne ułatwienie dotrzymania wyznaczonego przez zamawiającego terminu składnia tych dokumentów.

Wyjście naprzeciw wykonawcom…

Praktyka pokazuje, że wyjście zamawiającego naprzeciw wykonawcom z zagranicy jest bardzo opłacalne, ponieważ ułatwia im zrozumienie całej procedury zamówieniowej, która w Polsce jest dość sformalizowana i złożona. Taka postawa stwarza od samego początku pozytywne relacje między zamawiającym a wykonawcami, które mają szanse przełożyć się na przyszłą współpracę podczas realizacji zamówienia.

.


Dodaj komentarz
Nick/Pseudonim
WWW
Treść
Subskrybuj

Powiadamiaj mnie o nowych komentarzach do tego artykułu
E-mail (ukryty)


Bądź na bieżąco

Możesz zaprenumerować ten blog. Wpisz adres e-mail, a powiadomienie o nowym wpisie dostaniesz na swoją skrzynkę. 


O serwisie

Omawiamy wyroki Trybunału Sprawiedliwości UE i ich wpływ
na wykładnię prawa zamówień publicznych w Polsce.

 

Śledzimy i komentujemy proces legislacyjny w Unii Europejskiej.

 

Odnosimy się do aktualnych
zagadnień polskiego orzecznictwa.

Nasz cykl szkoleniowy

My w prasie

Zamieszczamy tu linki do artykułów prasowych poświęconych prawu zamówień publicznych - tych wyłącznie naszego autorstwa, jak i takich, w których komentujemy rzeczywistość prawną wraz z innymi ekspertami. Zobacz »

O autorach
Ostatnie komentarze
Archiwum
2018
Tagi
dyrektywy (50)implementacja (44)nowelizacja (41)orzecznictwo TS (32)Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (31)
dyrektywa obronna (30)zamówienia publiczne (27)dyrektywa klasyczna (27)2004/18/EC (20)wykluczenie wykonawców (19)varia (18)polityka unijna (18)harmonizacja (18)dialog techniczny (16)KIO (15)pytanie prejudycjalne (14)wykluczenie (11)artykuły prasowe (11)istotna zmiana umowy (10)zmiana umowy (10)Akademia EuroZamówień (10)zamówienia publiczne w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa (9)konferencje (9)wykonawca zagraniczny (9)UZP (9)konsorcjum (8)JEDZ (8)podwykonawca (8)informacja (7)offset (7)zmowy przetargowe (7)partnerstwo innowacyjne (6)prawo antymonopolowe (6)zasada proporcjonalności (6)Prezes UZP (6)SIWZ (6)odpowiedzialność karna (4)dyrektywy zamówieniowe (4)Chambers and Partners (4)Procurement Explorer (4)Znalezione Polubione (4)wykonawcy (4)prawo autorskie (4)dialog konkurencyjny (4)innowacje (4)dyrektywy zamówieniowe 2014 (4)nieuczciwa konkurencja (4)Komisja Europejska (4)podwykonawstwo (4)polonizacja (4)odwołanie (4)zmiana wykonawcy (3)czarna lista (3)pzp (3)podział zamówienia na części (3)umowy ramowe (3)usługi prawne (3)korupcja (3)zamówienia innowacyjne (3)utwór (3)korzystanie z potencjału osób trzecich (3)dokumenty (3)EPMS (2)zamówienia informatyczne (2)wybór najkorzystniejszej oferty (2)Sąd Najwyższy (2)dane osobowe (2)kryteria oceny ofert (2)tajemnica przedsiębiorstwa (2)elektronizacja zamówień publicznych (2)wyrok KIO (2)umowy deweloperskie (2)Open-book (2)wpis od skargi (2)aplikacja mobilna (2)potencjał ekonomiczny (2)przetarg ograniczony (2)Platforma e-Zamówienia (2)UOKiK (2)odszkodowanie (2)prawo restrukturyzacyjne (2)kary umowne (2)roboty budowlane (2)eafip (1)rozmowa (1)kontrahent (1)odrzucenie oferty (1)podatki w zamówieniach publicznych (1)rynek brytyjski (1)połączenia (1)zgoda na przetwarzanie danych osobowych (1)dobre praktyki (1)praca konkursowa (1)wydatki niekwalifikowalne (1)metadane (1)umowa z wykonawcą (1)SPV (1)dotacje unijne (1)zamówienia podprogowe (1)negocjacje z ogłoszeniem (1)anonimowość w konkursie (1)Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (1)przetarg na usługi prawne (1)RPO (1)e-discovery (1)kryteria selekcji (1)test statystycznej jednorazowości (1)baza danych (1)gość bloga (1)innowacyjne zamówienia publiczne (1)blog (1)MyNetwork (1)roszczenie (1)skarga (1)ICT (1)cloud computing (1)umowy wzajemne (1)przejęcie długu (1)Unia Europejska (1)ryzyka kontraktowe (1)pliki elektroniczne (1)ochrona danych osobowych (1)konflikt interesów (1)korekty finansowe (1)uciążliwe warunki umowy (1)metatagi (1)2014/24/UE (1)opis przedmiotu zamówienia (1)Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (1)sytuacja ekonomiczna (1)zasada anonimowości (1)regulamin dialogu (1)Zamówienia in-house (1)naruszenie dóbr osobistych (1)POIŚ (1)anonimowość (1)zamówienie na usługi prawne (1)potencjał osób trzecich (1)konkurs (1)zamawiający (1)screening (1)start-up (1)doświadczenie (1)
więcej...
Poznaj inne nasze serwisy

Blog IPwSieci.pl
Blog kodeksWpracy.pl
Blog PrawoMówni.pl
Blog PrzepisNaEnergetyke.pl
Blog LepszaTaktyka.pl

Ta strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych oraz dla prawidłowego funkcjonowania strony. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo poprzez ustawienia przeglądarki lub wyrażenie zgody poniżej. Możliwe jest także wyłączenie cookies poprzez ustawienia przeglądarki, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje. Dowiedz się więcej w naszej polityce prywatności.



Akceptuję